Računovodstvo za udruge

Registar neprofitnih organizacija ustrojava i vodi Ministarstvo financija u elektroničkom obliku. Podaci iz Registra javni su i dostupni na stranicama Ministarstva financija.

Upis u Registar obvezan je za sve pravne osobe koje su sukladno čl. 2. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija obveznici primjene Uredbe (udruge i njihovi savezi, strane udruge, zaklade, fondacije, ustanove, političke stranke, komore, sindikati, vjerske i druge zajednice i sve druge pravne osobe kojima temeljni cilj osnivanja i djelovanja nije stjecanje dobiti/profita i za koje iz posebnih propisa proizlazi da su neprofitne organizacije).

Neprofitne organizacije upisuju se u Registar nakon upisa u matične registre, na temelju podataka iz obrasca Registar neprofitnih organizacija (obrazac: RNO) koji možete kupiti u prodavaonicama Narodnih novina, a u elektroničkom obliku pronaći ćete ga u rubrici Dokumenti.

Prema propisima koji uređuju platni promet u zemlji, sve su pravne osobe dužne svoja plaćanja i naplatu obavljati preko žiro-računa, otvorenog kod organizacije ovlaštene za obavljanje platnog prometa u zemlji. Neprofitne organizacije registrirane kao pravne osobe imaju obvezu poslovanja preko žiro-računa. Prema važećim propisima, ovlaštene organizacije za obavljanje platnog prometa su poslovne banke, što znači da neprofitna organizacija ima obvezu otvoriti žiro-račun u poslovnoj banci.

Pravna osoba može imati jedan ili više računa preko kojih obavlja plaćanja i naplatu. Neprofitna organizacija može u poslovnoj banci otvoriti sljedeće račune:

• račun za redovno poslovanje – poslovni subjekt može imati jedan ili više računa za redovno poslovanje, ali se kod jedne banke može otvoriti samo jedan račun za redovno poslovanje i jedan račun za organizacijski dio pravne osobe. Ako poslovni subjekt ima više od jednog računa za redovno poslovanje, tada mora odrediti koji će od njih biti račun za izvršavanje i evidentiranje neizvršenih obveza za plaćanje
  
• račun organizacijskog dijela pravne osobe – dio je računa za redovno poslovanje, a otvara se kod ovlaštene organizacije kod koje poslovni subjekt ima račun za redovno poslovanje
  
• račun za posebne namjene – dio je računa za redovno poslovanje, a banka ga otvara uz uvjet da poslovni subjekt u toj banci ima otvoren račun za redovno poslovanje, pri čemu poslovni subjekt u jednoj banci može imati više računa za posebne namjene.

Dokumentacija potrebna za otvaranje računa za redovno poslovanje:

• zahtjev za otvaranje računa ovjeren pečatom i potpisom osobe ovlaštene za zastupanje pravne osobe
  
• ugovor o obavljanju platnog prometa
  
• rješenje o upisu u registar nadležnog tijela sudbene ili upravne vlasti (npr. Registar ustanova pri trgovačkom sudu, Registar udruga građana pri upravnom tijelu koji vodi opće upravne poslove i dr.)
  
• obavijest o razvrstavanju koju dodjeljuje Državni zavod za statistiku
  
• prijava potpisa osoba ovlaštenih za raspolaganje sredstvima na računu
  
• pisana izjava o tome da li je račun koji se otvara ujedno i račun za izvršavanje neizvršenih osnova za plaćanje.

Sredstvima na žiro-računu raspolažu one osobe koje su nadležna tijela neprofitne organizacije ovlastila za raspolaganje sredstvima na žiro-računu (njihovi su potpisi zabilježeni na tzv. potpisnom kartonu).

Blagajnički maksimum je iznos gotovog novca koji pravna osoba može zadržati preko noći, bez obveze polaganja na žiro-račun. Prema propisima koji uređuju blagajnički maksimum i mogućnost plaćanja gotovim novcem, svaka neprofitna organizacije je dužna donijeti odluku o svom blagajničkom maksimumu.

Propisi ne postavljaju nikakav limit blagajničkog maksimuma. Pri donošenju odluke, neprofitna organizacija će voditi računa o potrebama za gotovim novcem u svom redovnom poslovanju, te svojim mogućnostima i uvjetima čuvanja gotovog novca.

Neprofitna organizacija može sukladno propisima koji uređuju platni promet s inozemstvom, obavljati plaćanja u devizama i primati devizna novčana sredstva iz inozemstva, preko računa otvorenog u poslovnoj banci. Iznimka su one organizacije za koje je posebnim propisom isključena mogućnost poslovanja preko vlastitog deviznog računa (npr. za neke korisnike Državnog proračuna).

Sredstva kojima organizacija raspolaže na deviznom računu mogu se koristiti i za plaćanja u zemlji, tako da se poslovnoj banci kod koje se vodi devizni račun, dade nalog za prodaju deviza i uplatu kunskog iznosa na račun poslovnoj banci.

Kao svaka druga pravna ili fizička osoba, neprofitna organizacija može svoja plaćanja obveza i naplatu potraživanja u zemlji i u inozemstvu, osim izravnim novčanim namirenjem, obavljati i kompenzacijom, cesijom, asignacijom ili upućivanjem duga. Riječ je o obračunskom namirenju obveza i naplati potraživanja propisanih Zakonom o obveznim odnosima.

Obračunska plaćanja se pod jednakim uvjetima mogu obavljati i u odnosima s inozemnim osobama. Za prijeboj, cesiju, asignaciju ili preuzimanje duga u pravnim poslovima s inozemstvom, nije potrebna suglasnost Hrvatske narodne banke.

Pravne osobe nemaju obvezu evidentirati obračunska plaćanja preko računa za redovno poslovanje. Naplatu i plaćanja provedena obračunskim načinima plaćanja, samo na temelju vjerodostojnih isprava (izjava, ugovor i dr.) evidentiraju u svojim poslovnim knjigama.

Neprofitna organizacija koja je obveznik vođenja dvojnog knjigovodstva obvezna je izrađivati godišnji program rada i financijski plan za njegovu provedbu.

Financijski plan neprofitne organizacije sastoji se od:

• plana prihoda i rashoda
  
• plana zaduživanja i otplata
  
• obrazloženja financijskog plana.

Financijski plan donosi najviše tijelo neprofitne organizacije, odnosno tijelo koje je temeljem statuta neprofitne organizacije za to ovlašteno, najkasnije do 31. prosinca tekuće godine za sljedeću godinu.

Izmjene i dopune financijskog plana provode se tijekom godine po postupku za donošenje financijskog plana.

Zakonski zastupnik udruge odgovoran je za zakonito i pravilno izvršavanje financijskog plana. Prvi financijski planovi za razdoblje od 1. siječnja do 31. prosinca 2016. godine izrađivat će se najkasnije do 31. prosinca 2015. godine.

Ministar financija posebnim će pravilnikom propisati metodologiju izrade financijskog plana, izmjena i dopuna financijskog plana te način i uvjete izvršavanja financijskog plana.

Knjigovodstvo neprofitnih organizacija vodi se po načelu dvojnog knjigovodstva, a prema rasporedu računa iz Računskog plana za neprofitne organizacije. Neprofitne organizacije obvezne su u svom knjigovodstvu osigurati podatke pojedinačno po vrstama prihoda i rashoda te o stanju imovine, obveza i vlastitih izvora. Udruga je prve tri godine od osnivanja obvezna voditi dvojno knjigovodstvo.

Obvezne su sljedeće poslovne knjige:

• dnevnik - knjiga u koju se unose poslovne promjene slijedom vremenskog nastanka
  
• glavna knjiga - sustavna knjigovodstvena evidencija poslovnih promjena nastalih na imovini, obvezama, vlastitim izvorima te prihodima i rashodima
  
• pomoćne knjige - analitičke knjigovodstvene evidencije poslovnih događaja koji su u glavnoj knjizi iskazani sintetički i druge pomoćne evidencije o stanju i promjenama imovine i obveza za potrebe nadzora i praćenja poslovanja.

Neprofitne organizacije obvezno vode sljedeće pomoćne knjige: dugotrajne nefinancijske imovine, kratkotrajne nefinancijske imovine (zaliha materijala, proizvoda i robe), financijske imovine i obveza, zatim knjigu (dnevnik) blagajni, evidenciju danih i primljenih jamstava i garancija, evidenciju putnih naloga i korištenja službenih vozila, knjigu izlaznih računa, knjigu ulaznih računa te ostale pomoćne evidencije prema posebnim propisima i svojim potrebama.

Posebne pomoćne knjige i analitičke evidencije ne moraju se voditi ako neprofitna organizacija izravnim raščlanjivanjem stavki glavne knjige osigurava potrebne podatke.

Dnevnik i glavna knjiga, te knjiga primitaka i izdataka čuvaju se najmanje 11 godina, a pomoćne knjige najmanje 7 godina. Trajno se čuvaju isplatne liste i analitičke evidencije o plaćama isplaćenim zaposlenicima u radnom odnosu.

Neprofitne organizacije kojima je vrijednost imovine na kraju svake od prethodne tri godine uzastopno manja od 230.000 kuna, i godišnji prihod uzastopno u svakoj od prethodne tri godine manji od 230.000 kuna godišnje, mogu donijeti Odluku o vođenju jednostavnog knjigovodstva i primjeni novčanog računovodstvenog načela.

Takva neprofitna organizacija dužna je voditi sljedeće poslovne knjige:

• knjigu blagajne
  
• knjigu primitaka i izdataka – kronološkim redoslijedom iskazuju se primici i izdaci temeljem primljenih uplata i obavljenih isplata, uključujući i obračunska plaćanja, koji se odnose na poslovnu godinu
  
• knjigu ulaznih računa – iskazuju se kronološkim redoslijedom podaci o svim primljenim računima dobavljača u poslovnoj godini, bez obzira na način plaćanja (npr. plaćanje sa žiro računa, gotovinska plaćanja, obračunska plaćanja i dr.)
  
• knjigu izlaznih računa - iskazuju se kronološkim redoslijedom podaci o svim izdanim računima kupcima u poslovnoj godini, bez obzira na način naplate računa (npr. naplate na žiro račun, gotovinske naplate, obračunska plaćanja i dr.)
  
• popis dugotrajne nefinancijske imovine – obuhvaća: neproizvedenu dugotrajnu materijalnu i nematerijalnu imovinu (zemljišta, patenti, licence i ostalo), proizvedenu dugotrajnu imovinu (građevinske objekte, postrojenja i opremu, prijevozna sredstva, knjige, umjetnička djela i ostale izložbene predmete, višegodišnje nasade i osnovno stado, ulaganja u računalne programe i ostalo), plemenite metale i ostale pohranjene vrijednosti i sitni inventar.

Udruge koje vode jednostavno knjigovodstvo morat će predavati i godišnji financijski izvještaj o primicima i izdacima.

Zakonski zastupnik udruge dužan je donijeti Odluku o vođenju jednostavnog knjigovodstva i primjeni novčanog računovodstvenog načela. Ta Odluka mora se donijeti do roka za predaju godišnjih financijskih izvještaja za prethodnu poslovnu godinu i važeća je dok udruga zadovoljava navedene uvjete, odnosno do opoziva. Ta se odluka dostavlja Ministarstvu financija putem obrasca kojeg možete naći na stranicama Ministarstva financija

Udruga koja tijekom poslovne godine nije imala poslovnih događaja, niti u poslovnim knjigama ima podatke o imovini i obvezama, dužna je u roku propisanom za predaju godišnjih financijskih izvještaja Ministarstvu financija dostaviti izjavu o neaktivnosti za prethodnu poslovnu godinu koju možete pronaći na stranicama Ministarstva financija

Udruga koja ostvaruje sredstva iz javnih izvora, uključujući i sredstva državnog proračuna i proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave dužna je nadležnom tijelu državne uprave, jedinici lokalne i područne (regionalne) samouprave, odnosno drugom nadležnom tijelu javne vlasti dostaviti izvještaj o potrošnji proračunskih sredstava.

Nadležna tijela i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave imaju pravo vršiti kontrole na licu mjesta o utrošku sredstava iz državnog proračuna i proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave. Prema važećim propisima, kontrole na licu mjesta za pojedinačne isplate neprofitnim organizacijama iznad 20.000 kuna predstavljaju standard dobrog sustava financijskih kontrola (sastavni dio izjave o fiskalnoj odgovornosti).

Ministar financija pravilnikom utvrđuje minimalni sadržaj i rokove dostave izvještaja o potrošnji proračunskih sredstava.

Udruga koja je u prethodnoj godini imala ukupan prihod između tri i deset milijuna kuna dužna je sukladno pravilima o reviziji financijskih izvještaja, putem ovlaštenog revizora, jednom godišnje, dati na uvid svoje financijske izvještaje.

Udruga koja je u prethodnoj godini imala ukupan prihod iznad deset milijuna kuna dužna je sukladno pravilima o reviziji financijskih izvještaja, putem ovlaštenog revizora, jednom godišnje, revidirati svoje financijske izvještaje.

Navedene udruge bit će dužne do 30. lipnja tekuće godine objaviti na svojim internetskim stranicama revizorsko izvješće o obavljenoj reviziji godišnjih financijskih izvještaja, odnosno o uvidu u financijske izvještaje za prethodnu godinu.

Godišnji financijski izvještaji neprofitnih organizacija (pa tako i udruga) će se objavljivati putem Registra neprofitnih organizacija. Prvi godišnji financijski izvještaji neprofitne organizacije koji se javno objavljuju putem Registra neprofitnih organizacija odnose se na 2013. godinu.

Neprofitne organizacije koje vode dvojno knjigovodstvo zadržavaju obvezu tromjesečnog izvještavanja.

Prvi financijski izvještaji, propisani ovim Zakonom sastavljaju se za izvještajna razdoblja od 1. siječnja 2015.

Ovisno o vrsti i opsegu poslovnih aktivnosti, neprofitna organizacija je obvezna voditi evidencije propisane posebnim zakonima, koji uređuju obavljanje te poslovne aktivnosti. Tako su neprofitne organizacije-obveznici poreza na dodanu vrijednost dužne voditi knjige ulaznih i knjige izlaznih računa propisane Pravilnikom o porezu na dodanu vrijednost (za redovne isporuke, za predujmove i za vlastitu potrošnju).

Organizacije koje imaju priljeve i plaćanja iz inozemstva dužne su voditi nadzornu knjigu priljeva i odljeva deviza i sve druge evidencije iz propisa o deviznom poslovanju i platnom prometu s inozemstvom. Organizacije koje zapošljavaju zaposlenike u radnom odnosu dužne su voditi tzv. matičnu evidenciju zaposlenih, te sve evidencije o isplaćenim plaćama (porezne kartice) i ostvarivanju drugih socijalnih prava zaposlenih (pravo na mirovinsko osiguranje, pravo na naknadu za bolovanje u slučaju spriječenosti za rad i dr.).

Ministarstvo financija obavlja nadzor financijskog poslovanja, računovodstvenih poslova i predaje financijskih izvještaja (financijski nadzor) neprofitne organizacije u skladu s odredbama ovoga Zakona te drugih posebnih propisa (npr. Zakona o udrugama)

Obuhvaća nadzor nad :

• zakonitim pribavljanjem financijskih sredstava iz javnih i drugih izvora
  
• upravljanjem financijskim sredstvima
  
• utvrđivanjem koriste li se sredstva za ostvarivanje ciljeva zbog kojih je osnovana neprofitna organizacija.

Prekršajne i kaznene odredbe

Zakon uvodi novčane kazne za čitav niz prekršaja, pa se tako Udruga novčano kazniti ako:

• ne izrađuje i/ili ne usvaja financijske planove
  
• ne vodi poslovne knjige dvojnog knjigovodstva
  
• ne čuva dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige /ne čuva knjigu primitaka i izdataka, knjigu blagajne, knjigu ulaznih računa, knjigu izlaznih računa i popis dugotrajne nefinancijske imovine u propisanim rokovima
  
• ne čuva knjigovodstvene isprave u propisanim rokovima
  
• ne sastavlja i ne podnosi financijske izvještaje sukladno Zakonu
  
• ne objavi na svojim mrežnim stranicama revizorsko izvješće o obavljenoj reviziji godišnjih financijskih izvještaja, odnosno o uvidu u financijske izvještaje za prethodnu godinu
  
• ne upiše se u Registar neprofitnih organizacija
  
• ne izvijesti o promjeni podataka unesenih u Registar neprofitnih organizacija - novčane kazne za udrugu razlikuju se prema tipu knjigovodstva:udruga koja vodi dvojno knjigovodstvo: od 5000 kuna do 200.000 kuna, te za zakonskog zastupnika udruge od 5000 kuna do 20.000 kuna;
  
• udruga koja vodi jednostavno knjigovodstvo: od 1000 kuna do 50.000 kuna, te za zakonskog zastupnika udruge od 1000 kuna do 10.000 kuna.

Izvor: https://gov.hr/moja-uprava/aktivno-gradjanstvo-i-slobodno-vrijeme/udruge/racunovodstvo-udruga/1566

Actarius Grupa d.o.o., http://www.actarius.hr, info@actarius.hr