**ACTARIUS Knjigovodstveni Servis ** Actarius Grupa d.o.o . Ogrizovićeva 21, 10000 Zagreb, Tel 01/382-0010, Mob 091/382-0015, Fax 01/382-0010 http://www.actarius.hr ====== Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije ====== {{ dokumenti_za_obrt.png? 200*200}} Poslovni događaji u računovodstvu **evidentiraju se temeljem vjerodostojne dokumentacije** kojom se iskazuje suština poslovnog događaja te vrijeme i mjesto njegova nastanka. Dokumentaciju možemo dijeliti prema više kriterija.** Tako se primjerice dokumenti mogu grupirati u interne i eksterne, izvorne i izvedene, a mogu se grupirati i prema poslovnim procesima koje prate, primjerice u dokumente nabave, proizvodnje, prodaje i slično.** No, osnovna podjela koja nas u ovom trenutku zanima jest ona obzirom na grupe propisa kojima su regulirani rokovi čuvanja dokumentacije. Prema navedenom kriteriju dokumentaciju dijelimo na računovodstvenu i poreznu dokumentaciju. **Što smatramo računovodstvenom dokumentacijom možemo izvesti iz odredbi ZOR-a. Prema odredbama navedenog propisa to su:** - knjigovodstvene isprave (blagajničke isprave, bankarske isprave, temeljnice, ulazni i izlazni računi i dr.), -poslovne knjige (dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige), -financijski izvještaji (bilanca, račun dobiti i gubitka, izvještaj o tijeku novca i dr.), -godišnje izvješće i dr. Porezna dokumentacija propisana je OPZ-om i drugim poreznim propisima, a obuhvaća izvorne i izvedene porezne isprave (primjerice ulazni i izlazni račun, temeljnicu), porezne knjige (primjerice knjiga URA i IRA ) te porezne evidencije (primjerice obrazac PDV i PDV-K). No, podjela dokumentacije na računovodstvenu i poreznu pati od manjkavosti koja nije rijetkost u svijetu podjela. Naime, postoje dokumenti koji se ne uklapaju u ovu podjelu iz jednostavnog razloga - jer se istovremeno koriste i za računovodstvene i za porezne potrebe. Tako je primjerice **ulazni račun sa oznakom R1**, osnova za unos u pomoćnu knjigu analitike dobavljača, koja je sastavni dio glavne knjige, a time i osnova za sastavljanje financijskih izvještaja prema računovodstvenim propisima. Istovremeno takav ulazni račun unosi se i u poreznu knjigu U-RA temeljem propisa o PDV-u, te podaci sa računa na taj način **ulaze u porezni izvještaj - obrazac PDV odnosno PDV-K. No,** kada se prisjetimo da je osnova za utvrđivanje poreza na dobit sam rezultat poslovanja utvrđen temeljem računovodstvenih propisa, postaje evidentno da je gotovo sva računovodstvena dokumentacija zapravo i porezna, pa proizlazi da je ova povezanost pravilo, a ne izuzetak. **Što to konkretno znači po pitanju rokova čuvanja takve dokumentacije?** Da bi se odredio rok do kojeg roka treba čuvati određeni dokument potrebno je voditi računa da li je čuvanje tog dokumenta **uređeno odredbama jednog ili više različitih propisah.** Ako rok čuvanja pojedinog dokumenta uređuje više propisa, dokument treba čuvati prema odredbama onog propisa koji zahtijeva duži rok čuvanja. U nastavku dajemo pregled rokova čuvanja dokumentacije temeljem odredbi računovodstvenih i temeljem poreznih propisa, a u slijedećem poglavlju, usporedbom odredbi o čuvanju dokumentacije utvrditi ćemo koje rok treba primijeniti na pojedinu poslovnu dokumentaciju. Dokumenti se, dakle, koriste kao dokaz o nastalom poslovnom događaju, te su temelj za knjiženje u poslovnim knjigama i osnova za evidentiranja u poreznim knjigama. **Bez dokumentacije ne bi bila moguća niti naknadna provjera istinitosti poslovnih događaja,** te njihov porezni učinak. Upravo iz tog razloga računovodstvenim i poreznim propisima određeni su minimalni rokovi u kojima je potrebno čuvati dokumentaciju. **Za utvrđivanja rokova čuvanja porezne i računovodstvene dokumentacije kod poduzetnika najznačajniji propisi su:** -Zakon o računovodstvu (Nar. nov., br. 109/07) - u daljnjem tekstu: ZOR, -Opći poreznog zakona (Nar. nov., br. 147/08 i 18/11) - u daljnjem tekstu: OPZ. Osim ovih propisa rokovi čuvanja dokumentacije mogu biti propisani i ostalim propisima. Stoga u poglavlju 2.3. provjeravamo za Vas odredbe ostalih važnih poreznih propisa, i to onih u svezi poreza na dobit, poreza na dohodak i PDV-a. Prije sastavljanja ozbiljnog rokovnika čuvanja dokumentacije potrebno je provjeriti, da li još neki propis uređuje rokove čuvanja pojedine poslovne dokumentacije, a ako ne rok treba odrediti sam poduzetnik, o čemu pišemo u poglavlju. **Rokovi čuvanja računovodstvene dokumentacije propisani su člancima 7.,10., 15. i 18. ZOR-a i to kako slijedi:** Računovodstvena dokumentacija Rok 1. Knjigovodstvene isprave (čl 7. ZOR-a) Isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica TRAJNO Isprave na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik i glavnu knjigu 11 GODINA Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige 7 GODINA 2. Poslovne knjige (čl. 10. ZOR-a) Dnevnik i glavna knjiga 11 GODINA Pomoćne knjige 7 GODINA 3. Financijski izvještaji Godišnji financijski izvještaji (čl. 15. st. 13. ZOR-a) TRAJNO Godišnje izvješće (čl. 18. st. 5. ZOR-a) 11 GODINA **Od kada se računa propisani rok?** Za primjenu odredbi o rokovima čuvanja iz OPZ-a** potrebno je znati kada zastara počinje teći.** Zastara prava na naplatu poreza, kamata i troškova ovrhe počinje ** teći nakon isteka godine u kojoj je porezni obveznik sam utvrdio poreznu obvezu ili nakon isteka godine u kojoj je porezno tijelo utvrdilo poreznu obvezu, kamate i troškove ovrhe** (čl. 94. st. 4. OPZ-a). Iz navedene odredbe proizlazi **da zastara poreznih obveza za koje je propisana obveza** podnošenja godišnje porezne prijave, **počinje teći od godine koja se nastavlja na godinu podnošenja prijave.** Primjerice, godišnji obračun poreza na dobit za 2011. **na obrascu PD predaje se do kraja travnja 2012. godine**. To znači da **zastara počinje teći od 1. siječnja 2013., dakle od godine koja se nastavlja na godinu podnošenja prijave.** Osim za PD obrazac isti je** slučaj i sa obrascem PDV-K.** Kod onih poreza kod kojih nema obveze podnošenja godišnje prijave zastara počinje **teći od godine koja se nastavlja na godinu u kojoj je porezna obveza trebala ili je bila utvrđena.** Dakle ako je takva ** porezna obveza utvrđena tijekom 2011. godine zastara bi počela teći od 1. siječnja 2012. godine.** **Od 1. siječnja 2012. smiju se uništiti slijedeći dokumenti sa rokom čuvanja od 11 godina:** -godišnje izvješće za 2000. godinu, -glavna knjiga za 2000 godinu, -I sprave iz 2000. godine na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik i glavnu knjigu. -i sprave platnog prometa iz 2000. godine Obveznici primjene Zakona o arhivskom gradivu i arhivima izlučivanje i uništenje arhivskog gradiva dužni su obaviti sukladno odredbi tog Zakona i njegovih provedbenih podzakonskih akata. **Donošenje internog akta o čuvanju dokumentacije** Utvrđivanje rokova čuvanja dokumentacije nije komplicirano, pa čak niti kada je rok njihova čuvanja istovremeno uređen sa više propisa. Međutim, u slučaju malih poduzetnika,** koji nemaju osobu specijaliziranu za arhiviranje dokumentacije,** nedostatak interne regulacije problematike arhiviranja može dovesti do pogrešaka i propusta u arhiviranju, ili u najboljem slučaju do gomilanja nepotrebne dokumentacije u arhivima. Uvođenjem dodatne regulacije arhiviranja elektroničkih dokumenata, uvođenjem elektroničkog potpisa i obveze predaje poreznih izvještaja u elektroničkom obliku, stvorena je obveza za reguliranjem načina čuvanja takve dokumentacije odgovarajućim internim aktom, koja se već sada odnosi na većinu poduzetnika. Upravo u okviru takvog internog akta poduzetnici imaju priliku regulirati postupak arhiviranja i za papirnu dokumentaciju, te odrediti rokove čuvanja za ukupnu knjigovodstvenu, poreznu i ostalu poslovnu dokumentaciju koja se javlja u okviru procesa poslovanja. Reguliranjem načina i rokova čuvanja ukupne poslovne dokumentacije odgovarajućim internim aktom rizik od pogrešaka i propusta biti će smanjen, a dostupnost arhivske građe veća. Izvor: Časopis RIPup, 5/2012, str. 15