User Tools

Site Tools


postupak_uvodenja_eracuna_u_poslovanje_-_hodogram

Postupak uvođenja eRačuna u poslovanje - hodogram

www.actarius.hr

info@actarius.hr

U svrhu uspješnog pokretanja projekta implementacije eRačuna u poslovanje, korisnik, ovisno o tome je li riječ o javnom ili sektorskom naručitelju, odnosno o privatnom poduzeću, bira informacijskog korisnika kojem će povjeriti posao razmjene eRačuna i pratećih isprava u skladu s EU normom za eRačun, odnosno kako to nalaže Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi. Svakom se novom korisniku, ovisno o njegovim potrebama i obvezama, predlaže se okvirni hodogram aktivnosti s kojima se treba krenuti nakon ugovaranja suradnje s odabranim informacijskim posrednikom.

1. Prvi korak je svakako obavještavanje poslovnih partnera (kupaca i dobavljača) o odluci o početku korištenja eRačuna u poslovanju.

2. Usporedno s time, novi korisnik prolazi kroz proces registracije kod informacijskog posrednika te s njim radi i pripremu tehničkog rješenja za razmjenu eRačuna. Proces registracije kod informacijskog posrednika regulira obavezu iz članka 161. stavka 9. Pravilnika o PDV-u o vjerodostojnosti podrijetla, odnosno utvrđivanju identiteta poreznog obveznika izdavatelja računa.

3. Priprema tehničkog rješenja za razmjenu eRačuna odnosi se na postupak utvrđivanja spremnosti za automatsko slanje eRačuna direktno iz računovodstvenog programa, ako je ERP već umrežen u infrastrukturu informacijskog posrednika, odnosno u slučaju da je ERP izvan infrastrukture, ili korisnik svoje račune izrađuje u Wordu ili Excellu, u tom slučaju mu za razmjenu eRačuna preostaje neka od aplikacija za slanje i primanje eRačuna. Oba načina, bilo kroz ERP ili aplikacije, primatelju i dalje osiguravaju automatiziranu obradu računa kojom eliminira proces pretipkavanja i mogućnost ljudske pogreške, štedeći vrijeme za obradu dokumenta i prostor za pohranu.

4. Nakon prethodnih radnji te dobivenih povratnih informacija od poslovnih partnera, poput e-mail adrese na koju će primatelji dobivati obavijest o pristiglom eRačunu ili sposobnosti njihova ERP rješenja da automatski zaprimi eRačun, korisnik je spreman za razmjenu eRačuna. Razmjena eRačuna, posebice ulaznih, od korisnika zahtijeva i spremnost za obradu (npr. likvidaturu) takvih računa. Sukladno tome, korisnik bi trebao osigurati i korištenje programskog rješenja koje omogućuje razmjenu, odnosno kolanje elektroničkih dokumenata unutar poduzeća. I u ovom koraku veliku ulogu može imati odabrani informacijski posrednik.

5. Nakon cijelog procesa razmjene i obrade elektroničkog dokumenta, dolazi i pitanje arhiviranja takvog dokumenta. Zbog toga prilikom implenetacije eRačuna u poslovanje svakako treba uzeti u obzir i mogućnosti pravovaljanog arhiviranja elektroničkih dokumenata. U samom Zakonu o eRačunu u javnoj nabavi, jasno stoji kako jedan pravni subjekt ne mora koristiti istog informacijskog posrednika za uslugu posredništva u razmjeni eRačuna i uslugu elektroničkog arhiviranja, no svakako treba uzeti u obzir da elektronička arhiva mora biti sigurna i kontrolirana te jednostavna za pretragu i da mora osigurati mogućnost ograničavanja pristupa korisnicima različitog stupnja ovlasti. Iako naočigled jednostavan, ovakav hodogram zahtijeva veliki angažman svih uključenih strana. Količina angažmana za krajnjeg korisnika ovisi o širini usluge koju nudi odabrani informacijski posrednik. Trenutno na tržištu Hrvatskoj postoje posrednici koji nude punu uslugu za korisnika, što u konačnici eliminira prevelik trošak vremena na strani krajnjeg korisnika. Hodogram je moguće provesti u rasponu od jednog dana do nekoliko tjedana, ovisno o broju dionika koje obuhvaća te složenosti vlastitih informacijskih sustava, ako postoji potreba da se i oni implementiraju u proces. Najjednostavniji način je koristiti informacijske sustave informacijskog posrednika, no u slučaju kada to nije izvedivo, svakako bi trebalo razmisliti o interkonekciji na infrastrukturu informacijskog posrednika ili centralnu platformu za razmjenu eRačuna.

S obzirom da će od 1. prosinca 2018. godine javni i sektorski naručitelji morati moći zaprimati isključivo eRačune za nabavljene usluge i robu, taj datum se uzima kao krajnji rok za uvođenje eRačuna u sva ona tijela koje obuhvaća Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi. Do istoga datuma, eRačun mora zaživjeti i u svim poduzećima koja će poslovati sa sektorskim i javnim naručiteljima, jedinicima regionalne i lokalne samouprave te poslovnim subjektima pod njihovim upravljanjem, budući da su za nepridržavanje Zakona propisane novčane kazne. Kako bi se izbjegli problemi u provedbi plaćanja, sugerira se da poduzeća koja će sudjelovati u procesima javne nabave ili tzv. bagatelnoj nabavi, do 1. prosinca 2018. godine izaberu informacijskog posrednika koji će u njihovo ime obavljati posao razmjene eRačuna i pratećih isprava te usluge elektroničke arhive. Dodajmo još kako će od 1. srpnja 2019. godine tijela koja obuhvaća Zakon o elektroničkom arhivu u javnoj nabavi i slati isključivo eRačune, zbog čega će svi njihovi primatelji najkasnije do navedenog datuma morati biti pripremljeni za zaprimanje eRačuna. Podsjetimo, Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi definira eRačun kao račun koji je izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu i koji je u skladu s EU normom za eRačun, što ni u kojem slučaju nije obični PDF dokument poslan elektroničkom poštom.

Izvor: https://www.racunovodja.hr/33/postupak-uvo-enja-eracuna-u-poslovanje-hodogram-uniqueidRCViWTptZHIH5St15ckqvfmZK3rR1GPr/?serp=1

postupak_uvodenja_eracuna_u_poslovanje_-_hodogram.txt · Last modified: 2018/10/31 03:34 by gasparovic